Izvršna agencija za obrazovanje, audiovizuelnu umjetnost i kulturu (EACEA) je 2016. godine usvojila novu monitoring strategiju za projekte izgradnje kapaciteta u visokom obrazovanju (CBHE) u okviru Erasmus+ programa. Praćenje ili monitoring projekata je jedan od ključnih elemenata menadžmenta Erasmus+ programa i važan je kako za projekte koji se susreću sa izazovima, tako i za one u kojima se sve odvija po planu i sa uspjehom.
Osnovni cilj svih monitoring aktivnosti je da se ostvare maksimalni rezultati projekata i da se, ostvarivanjem ciljeva od značaja za partnersku zemlju, opravda investiranje fondova Evropske unije. Prednosti monitoringa prevazilaze okvire projekata i pružaju mogućnosti za širenje pozitivnih iskustava i primjera dobre prakse.
Svaki projekat treba da sadrži komponentu internog monitoringa kvaliteta, odnosno praćenje napredovanja i ostvarivanja postavljenih ciljeva, uočavanje problema i potreba za promjenom pristupa i načina rada, čime se obezbjeđuje kvalitet. Pored kontrole kvaliteta koju sprovode učesnici projekata, vrši se zvanično nadgledanje projekata koje je u nadležnosti Izvršne agencije (EACEA) i Nacionalnih Erasmus+ kancelarija. Ono se sprovodi putem desk monitoringa (praćenje implementacije projekata putem izvještaja o radu, imejl i telefonske komunikacije) i monitoringa (posjete projektu u nekoj od ustanova visokog obrazovanja učesnica i razgovor sa učesnicima).
Nova monitoring strategija prepoznaje 4 vrste monitoring posjeta:
- Monitoring posjete pojedinačnim projektima (preventivne, savjetodavne i impakt)
- Institucionalne posjete ustanovama visokog obrazovanja u programskim zemljama
- Institucionalne posjete ustanovama visokog obrazovanja u partnerskim zemljama
- Cluster sastanci (geograski i tematski)
Praćenje sprovođenja projekata se realizuje kao kombinacija monitoringa koji obavlja osoblje Izvršne agencije (EACEA) i nacionalnih Erasmus+ kancelarija.
U monitoring posjetu se mogu uključiti i spoljni eksperti koje angažuje nadležni direktorat Evropske komisije (Direktorat za obrazovanje i kulturu).
Izvršna agencija za obrazovanje, audivizuelnu umjetnost i kulturu prati projekte i implementaciju aktivnosti tokom cijelog njihovog trajanja. U okviru svojih ovlašćenja, nacionalne Erasmus+ kancelarije dužne su da u svojim zemljama organizuju monitoring posjete svim tekućim projektima koji se finansiraju kroz Program i koji uključuju institucije visokog obrazovanja na teritoriji te zemlje (u skladu sa monitoring planom koji odobrava EACEA). Erasmus+ kancelarije podnose izveštaje Izvršnoj agenciji o posjeti i daju preporuke u vezi sa daljom implementacijm projekata.
U svojim monitoring posjetama, nacionalne Erazmus+ kancelarije se uglavnom fokusiraju na sljedeće aspekte projekata:
- efektivnost,
- održivost rezultata projekta i
- efikasnost.
Izveštaji sa monitoring posjeta nacionalnih Erasmus+ kancelarija pomažu osoblju Izvršne agencije da obave desk monitoring i komplementarne su sa aktivnostima EACEA i komunikacijom sa koordinatorima projekata.
Kada osoblje Izvršne agencije organizuje monitoring posjetu, može se pridružiti nacionalnim Erasmus+ kancelarijama prilikom njihove monitoring posjete ili tražiti posebnu organizaciju neke posjete. Nacionalna Erasmus+ kancelarija tom prilikom aktivno učestvuje u razgovoru sa učesnicima projekta. Delegacija Evropske unije takođe može biti pozvana i uključena u neku od monitoring posjeta projektima.
Monitoring se stoga smatra pozitivnom i konstruktivnom aktivnošću koja podržava projekat i koja pomaže da se ostvare njegovi ciljevi.
Kontakt podaci službenika Izvršne agencije (EACEA) dostupni su na stranici: https://eacea.ec.europa.eu/sites/eacea-site/files/2016-_list_po_per_project.pdf
